مرحله 1- ثبت درخواست:

روش اول: ارسال درخواست مکتوب

متقاضیان (سازمان‌ها، نهادها یا گروه‌های رسمی) باید درخواست کتبی خود را از طریق مکاتبات اداری به مراجع زیر ارسال کنند:

• ریاست بنیاد مستضعفان انقلاب اسلامی
• مدیرعامل بنیاد علوی
• ریاست مجتمع اردوگاهی امام خمینی(ره)

روش دوم: ثبت درخواست اولیه از طریق وب‌سایت

تکمیل فرم آنلاین درخواست در سامانه رسمی مجتمع به نشانی  WWW.bonyadalavi.ir/emam و بارگذاری درخواست رسمی سازمان در سامانه 

تبصره 1: حداقل میزان پذیرش مهمانان، 70% ظرفیت هر اقامتگاه می باشد.

تبصره 2: درخواست باید شامل معرفی کامل گروه/سازمان، تعداد تقریبی نفرات، بازه زمانی مورد نظر و نام نماینده تام الاختیار باشد.

تبصره3: در موارد استثناء، با توجه به اهمیت برگزاری اردوها و همایش‌های ابلاغی بنیاد، در صورت بروز تداخل در برنامه‌ها، ضمن اعلام مراتب به متقاضی، تاریخ جدید تعیین و جایگزین خواهد شد.

مرحله 2 :  بررسی درخواست و اعلام موافقت اولیه

پس از بررسی درخواست توسط کارشناسان مجتمع و تأیید اولیه (انطباق با ظرفیت‌ها و اهداف مجتمع)، موافقت اولیه به متقاضی ابلاغ می‌شود.

تذکر: این موافقت به منزله رزرو قطعی نبوده و صرفاً مجوز انجام مراحل بعدی است. 

مرحله 3 : هماهنگی بازدید حضوری

متقاضی پس از دریافت موافقت اولیه، در صورت نیاز و با هماهنگی واحد پذیرش قادر به بازدید از امکانات مجتمع خواهد بود.

تبصره: نماینده تام‌الاختیار متقاضی با ارائه معرفی‌نامه کتبی، میتواند از مجتمع بازدید به عمل آورد.

مرحله 4: رزرو اردو

رزرو اردو با پرداخت تا 30% مبلغ اردوی روزنامه امکانپذیر می باشد.

تبصره: در صورت عدم پرداخت این مبلغ مجتمع تعهدی در قبال برگزاری اردو در تاریخ های درخواستی نخواهد داشت.

 مرحله  5 : عقد تفاهم‌نامه و تنظیم صورتجلسه

پس از بازدید، تفاهم نهایی و صورت‌جلسه شامل موارد زیر تنظیم می‌شود:

• تأیید نهایی تعداد نفرات
• فهرست دقیق امکانات درخواستی (سالن‌ها، تجهیزات، سیستم‌های صوتی-تصویری، نیازهای اقامتی و برنامه غذایی و …)
• برنامه زمان‌بندی دقیق .
• هزینه برگزاری اردو.
• قوانین و مقررات و دستورالعمل های مجتمع.
• ارائه لیست دقیق نفرات و مشخصات فردی طبق فرمت ارائه شده از سوی مجتمع.
• امضاء اسناد و کاربرگ برگزاری اردو توسط مجتمع و اردوگذار.
• ارائه پیش فاکتور مراسم/ اردو توسط واحد مالی به نماینده اردو گذار.

مرحله 6 : پرداخت وجه مراسم/اردو

• 50% مبلغ پیش فاکتور هنگام عقد تفاهم نامه و 30% آن حداکثر ۴۸ ساعت قبل از شروع اردو می‌بایست پرداخت گردد. الباقی مبلغ بلافاصله پس از برگزاری اردو و صدور فاکتور نهایی پرداخت می‌گردد. (عدم پرداخت مبالغ یاده شده، به منزله فسخ خودکار تفاهم نامه می‌باشد.) شماره حساب 1113625236 نزد بانک کشاورزی به نام مؤسسه بنیاد علوی و شماره شبا IR310160000000001113625236  واریز وجه با درج نام متقاضی بر روی فیش واریزی یا رسید بانکی انجام شده و اصل فیش یا رسید به واحد پذیرش مجتمع تحویل گردد.

تبصره 1:

   – هزینه پرداخت شده جهت رزرو اردو از هزینه های نهایی کسر خواهد گردید.

تبصره 2:

   – در صورت انصراف متقاضی تا 48 ساعت قبل از برگزاری اردو/‌مراسم 50٪ و تا 24 ساعت قبل از برگزاری اردو/مراسم70% مبلغ پرداختی به عنوان جریمه کسر می‌شود.

   – در صورت عدم حضور متقاضی در زمان مقرر شده 90% کل مبلغ پرداختی به عنوان جریمه کسر خواهد گردید.

تبصره3:

   – برای سازمانها و نهادهای معتبر امکان تسویه نهایی فاکتور تا 20 روز پس از صدور فاکتور نهایی وجود دارد.
   – برای گروه بنیاد مستضعفان و بنیاد علوی تسویه حساب تا یک ماه پس از برگزاری مراسم/ اردو امکان پذیر است.

مرحله 7: پذیرش

• در زمان ورود کارت ملی نماینده معرفی شده از طرف سازمان/ ارگان/ شرکت/ آموزشگاه (اردوگذار) اخذ و در زمان خروج و پس ازتائید مسئول اماکن اقامتی_ورزشی به ایشان تحویل داده خواهد شد.

مرحله 8 : تحویل اقامتگاهها

• پس از ورود به مجتمع ، میهمانان گرامی مطابق با مفاد صورتجلسه از پیش تنظیم شده، به سمت محل استقرار خود (اتاق، چادر، یا خوابگاه) هدایت شده و پس از بررسی و تأیید، اقامتگاه مورد نظر را از مسئول مربوطه  تحویل خواهند گرفت.

مرحله 9 : تسویه حساب و ترک مجتمع

• ترک به موقع اقامتگاه و خارج نمودن وسایل شخصی (مسئولیت وسایل باقی‌مانده با متقاضی است).
• بازرسی اتاق توسط نماینده مجتمع و ثبت خسارت‌های فراتر از استهلاک متعارف.
• مراجعه نماینده متقاضی به واحد مالی و دریافت فاکتور نهایی. 
• واریز مبلغ نهایی به حساب مجتمع. 
• ارائه رسید پرداخت به واحد مالی. 
• عودت تضامین اخذ شده(کارت ملی) به نماینده اردوگذار در صورت تسویه فاکتور نهایی.
• اخذ جرائم و خسارات احتمالی از اردوگذار در صورت ایجاد خسارت به اموال مجتمع (به قیمت روز)

تبصره: به ازای هر ساعت تأخیر در تخلیه اقامتگاه ها، 10% هزینه اسکان، جریمه در نظر گرفته خواهد شد.

مرحله 10 : نظرسنجی

در راستای ارائه خدمات با کیفیت و رفع نواقص احتمالی متقاضی میتواند نسبت به شرکت در نظرسنجی ارسال شده از طریق لینک یا پرسش نامه کتبی اقدام نماید