1.تعاریف و اصطلاحات
اردو، رویداد
هرگونه فعایت گروهی که، ماهیت علمی،آموزشی،فرهنگی،تربیتی،ورزشی و تفریحی داشته و در یک بازه زمانی مشخص به منظور ارتقا و بهبود دانش،انگیزش و نگرش مخاطبان در مجتمع انجام می شود.
متقاضی
اشخاص حقیقی و حقوقی شامل نهاد ها، موسسات، سازمانها، مدارس،دانشگاهها و … که خواهان بهره مندی از خدمات و امکانات مجتمع می باشند.
اقامتگاه
محل اسکان موقت متقاضی برحسب نوع درخواست (کمپ چادری، خوابگاه گروهی و سوئیت)
2.اهداف و جامعه هدف
الف-رویداد های بنیاد علوی و بنیاد مستضعفان انقلاب اسلامی
رویدادها و همایشهایی که از سوی بنیاد علوی و یا بنیاد مستضعفان برگزار شده و تمامی یا بخشی از هزینه ها بر عده برگزارکننده می باشد.
ب- سایر سازمان ها و نهاد ها
اردوهایی که توسط سایر سازمانها و نهاد ها برگزار و هزینه آن بنا به نوع درخواست و برمبنای آئین نامه های ابلاغی از ایشان دریافت میگردد.
3.امکانات
ظرفیت اقامتگاه :
- این مجتمع دارای ۹ واحد اقامتی ( کمپهای چادری، سویتهای مجزا و خوابگاه گروهی) با ظرفیت کلی ۱2۰۰ نفر می باشد
امکانات ورزشی و تفریحی:
- امکانات ورزشی و تفریحی:
- سالن ورزشی چندمنظوره ( فوتسال ، والیبال، بسکتبال)
- استخر سرپوشیده
- زمین پینتبال
- سالن تیراندازی
- جمن مصنوعی
- زیپ لاین
فرهنگی و آموزشی و پذیرایی :
- زیارتگاه شهدای گمنام
- سالن های همایش و کنفرانس
- رستوران و سالن غذاخوری
- کلاس های آموزشی
- نمازخانه
4.فرایند اجرایی
مرحله ۱: ثبت درخواست
-روش اول: ارسال درخواست مکتوب
متقاضیان (سازمانها، نهادها یا گروههای رسمی) باید درخواست کتبی خود را از طریق مکاتبات اداری به مراجع زیر ارسال کنند:
- ریاست بنیاد مستضعفان انقلاب اسلامی
- مدیرعامل بنیاد علوی
- ریاست مجتمع
درخواست باید شامل معرفی کامل گروه/سازمان، هدف برگزاری اردو، تعداد تقریبی نفرات و بازه زمانی مورد نظر باشد.
-روش دوم: ثبت درخواست اولیه از طریق وبسایت
- تکمیل فرم آنلاین درخواست در سامانه رسمی مجتمع www.bonyadalavi.ir
- بارگذاری درخواست رسمی سازمان در سامانه
مرحله 2 : بررسی درخواست و اعلام موافقت اولیه
پس از بررسی درخواست توسط کارشناسان مجتمع و تأیید اولیه (انطباق با ظرفیتها و اهداف مجتمع)، قرارداد اولیه به متقاضی ابلاغ میشود.
تذکر: این موافقت به منزله رزرو قطعی نبوده و صرفاً مجوز انجام مراحل بعدی است.
مرحله 3 : هماهنگی بازدید حضوری
متقاضی پس از دریافت موافقت اولیه، در صورت نیاز و با هماهنگی واحد پذیرش قادر به بازدید از امکانات مجتمع خواهد بود.
تبصره:نماینده تامالاختیار متقاضی با ارائه معرفینامه کتبی، میتواند از مجتمع بازدید به عمل آورد.
مرحله 4 : عقد قرارداد و تنظیم صورتجلسه
پس از بازدید، قرارداد نهایی و صورتجلسه شامل موارد زیر تنظیم میشود:
– تأیید نهایی تعداد نفرات- هزینه اردو
– فهرست دقیق امکانات درخواستی (سالنها، تجهیزات، سیستمهای صوتی-تصویری، نیازهای اقامتی و برنامه غذایی و …)
– برنامه زمانبندی دقیق
– تعهدات طرفین.
مرحله 5 : پرداخت وجه و قطعی شدن رزرو
- ۵۰٪ مبلغ قرارداد هنگام عقد قرارداد و ۵۰٪ باقیمانده حداکثر ۴۸ ساعت قبل از شروع اردو بایستی پرداخت گردد. عدم پرداخت به منزله فسخ خودکار قرارداد است.
- تبصره:در صورت انصراف متقاضی تا ۴۸ ساعت قبل از برگزاری اردو ۳۵٪ مبلغ قرارداد به عنوان جریمه کسر میشود.
- در صورت عدم حضور متقاضی در زمان تعیین شده 90 درصد کل مبلغ بعنوان جریمه کسر خواهد گردید.
5.فرایند پذیرش و اسکان
تحویل اقامتگاهها
پس از ورود به مجتمع ، میهمانان گرامی مطابق با مفاد صورتجلسه از پیش تنظیم شده، به سمت محل استقرار خود (اتاق، چادر، یا خوابگاه) هدایت شده و پس از بررسی و تأیید، اقامتگاه مورد نظر را از مسئول مربوطه تحویل خواهند گرفت.
- دریافت مدارک معتبر از نماینده اردوگذار و تحویل مدارک به ایشان پس از اتمام اردو.
قوانین و دستورالعمل ها
- متقاضی موظف به رعایت تمام بندهای قرارداد است.
- ارائه لیست دقیق نفرات و مشخصات فردی (۷۲ ساعت قبل ازشروع اردو) طبق فرمت ارائه شده از سوی مجتمع، الزامی است.
- تخلیه بهموقع اقامتگاه طبق قرارداد.
تبصره: به ازای هر ساعت تاخیر در تخلیه اقامتگاهها ۲۰٪ هزینه اسکان جریمه در نظر گرفته خواهد شد.
- عدم هرگونه آتش افروزی و ممنوعیت هرگونه پخت و پز خارج از ضوابط مجتمع.
- رعایت نظم، اخلاق اسلامی، پوشش (حجاب) و ممنوعیت استعمال دخانیات در سراسر مجتمع الزامی است.
- مسئولیت مراقبت از گروه و رعایت نکات ایمنی/بهداشتی بر عهده نماینده متقاضی است.
- حضور نماینده متقاضی با معرفینامه کتبی و کارت ملی هنگام پذیرش الزامی است.
- مسئولیت حوادث در طول اردو بر عهده متقاضی است.
- متقاضی متعهد به جبران خسارتهای وارده به مجتمع است.
- هرگونه درخواست جدید برای ارائه خدمات،بایستی بصورت مکتوب ارائه گردد.
- رعایت کلیه دستورالعملهای مرتبط با مجتمع (ایمنی، بهداشت و محیط زیست).
6.خدمات غذایی و پذیرایی
نوع غذا (از برنامه مصوب) و محل سرو (سالن/محوطه) باید در صورتجلسه قید شود. پس از تأیید،امکان تغییر محل پذیرایی مقدور نمی باشد.
ساعات سرو غذا:
- صبحانه: ۶:۳۰ تا ۷:۳۰
- ناهار: ۱۲:۳۰ تا ۱۳:۳۰
- شام: 19:30تا 20:30
- میانوعده صبح: ۱۰:۰۰ تا ۱۰:۳۰
- میانوعده عصر: ۱۵:۳۰ تا ۱۶:۰۰
فعالیتهای تفریحی-آموزشی
زمانبندی استفاده از امکانات ورزشی با توافق طرفین تعیین و در صورتجلسه ثبت میشود. این زمانبندی پس از تأیید غیرقابل تغییر است.
وظایف مربیان/سرپرستان
- حضور یک نماینده/مربی به ازای حداکثر هر 30 دانش آموز از سوی متقاضی.
- حضور یک نماینده/مربی به ازای حداکثر هر50 مهمان بزرگسال از سوی متقاضی.
- مسئولیت حفظ سلامت، امنیت و نظارت بر رفتار اعضای گروه بر عهده مربی/نماینده است.
- آگاهسازی اعضا از قوانین مجتمع قبل از ورود الزامی است.
- نظارت مستمر بر اجرای قوانین و گزارش تخلفات به مسئولان مجتمع ضروری است.
- همکاری کامل با پرسنل مجتمع و تبعیت از دستورالعملها الزامی است.
تعهدات مجتمع
- تأمین محل اسکان گروه.
- اجرای مفاد قرارداد فی مابین و صورتجلسات تنظیمی
- تأمین نیروی انسانی کافی و ماهر.
- تأمین آب، برق، گاز، سرمایش، گرمایش و تهویه مطبوع( به تناسب فصل اردو)
- حفظ آسایش و آرامش میهمانان.
- بیمه حوادث کلیه میهمانان.
7.ترک مجتمع و تسویه حساب
- خارجکردن کلیه وسایل شخصی از اقامتگاه (مسئولیت وسایل باقیمانده با متقاضی است).
- بازرسی اتاق توسط نماینده مجتمع و ثبت خسارتهای فراتر از استهلاک متعارف.
- عودت مدارک شناسایی نماینده/متقاضی
تبصره: در صورت ایراد خسارات، متقاضی موظف به جبران خسارات وارده به اموال و فضاهای مجتمع می باشد.
8.تسویه حساب
- مراجعه نماینده متقاضی به واحد پذیرش و دریافت فاکتور نهایی.
- بررسی فاکتور (شامل هزینه غذا، خدمات، جریمهها و تعداد نفرات).
- رفع ایرادات احتمالی قبل از تأیید نهایی.
- دریافت فاکتور فیزیکی (شامل جزئیات هزینهها و مبلغ نهایی).
- واریز مبلغ نهایی به حساب مجتمع.
- ارائه رسید پرداخت به واحد پذیرش.
9.نظرسنجی
در راستای ارائه خدمات با کیفیت و رفع نواقص احتمالی متقاضی میتواند نسبت به شرکت در نظرسنجی ارسال شده از طریق لینک یا پرسش نامه کتبی اقدام نماید.
